如何成立管理機關

• 甚麼是分層建築物所有人大會(俗稱“大會”)及管理機關?

  “大會”是由全體業主組成的決議機關。管理機關，俗稱管理委員會，是大廈的執行機關，負責執行“大會”的決議，管理機關的組成及職務受第14/2017號法律《分層建築物共同部分的法律制度》第43條至48條所規範。

• 管理機關需要於政府部門作出登記嗎?

  根據第14/2017號法律《分層建築物共同部分的法律制度》第33條之規定，倘若“大會”之議程涉及管理機關成員的選舉或罷免，則該“大會”的會議錄副本須在會議舉行後十五日內寄存於房屋局。在接納寄存後，房屋局應管理機關的要求發出一份證明。

• 甚麼是共同儲備基金?

  根據第14/2017號法律《分層建築物共同部分的法律制度》第10條之規定，“必須設立分層建築物的共同儲備基金，以承擔非預見性的開支，為避免共同部分的滅失、損毀或損壞所需的需支，以及進行共同部分的保存及修補工作而產生的必要開支”。

• 房屋局對召開“大會”及成立管理機關可提供甚麼協助？

  房屋局對召開“大會”可提供協助如下：

  – 講解召開“大會”的程序及注意事項；

  – 協助申請「業主名冊」；

  – 提供召集書、授權書及會議錄擬本；

  – 提供宣傳小冊子及海報；

  – 提供樓宇管理方面的資訊(尤其簽署管理合同、公佈年度帳目預算、共同儲備基金、管理權交接及管理服務招標程序等)及相關法例的宣傳。

• 業主名冊是什麼？如何申請?

  業主名冊是一份統合了整幢樓宇業權資料的文件，資料包括：獨立單位的業權人及其配偶姓名、財產制度及單位所佔樓宇之價值比例資料等。房屋局可應具備正當性身份召集人之請求，協助其向物業登記局申請，以便召集人用作召開“大會”。申請方法及所需文件可瀏覽本局網頁www.ihm.gov.mo。

私人樓宇

• 私人樓宇如何成立管理機關?

  根據第14/2017號法律《分層建築物共同部分的法律制度》第39條的規定，管理機關是由“大會”選出及免職。因此，如大廈業主有意成立管理機關，則必須依法召開“大會”，並在會議中選出管理機關的成員。有關分層建築物的管理，包括：如何召開“大會”及如何成立管理機關，均受上述法律所規範。

• 私人樓宇如何召開“大會”?

  私人樓宇召開“大會”程序如下：
  I. 確定召集人：
  – 第一次“大會”：實際管理分層建築物自然人或法人。

  – 平常“大會”：管理機關。

  – 特別“大會”：管理機關或所占份額至少為分層建築物總值之十分之一之業主。

  II. 制定召集書：

  於舉行大會至少提前20日(不包括最後張貼召集書及舉行大會之日)連續張貼於每幢樓宇入口的大堂及共同通道顯眼處，亦可按分層建築物所有人書面通知的並以投遞信箱或電郵等方式寄送至全體分層建築物所有人之獨立單位或其指定地址(召集書內應載有舉行“大會”的日期、時間、議程、地點、接受代理文書的地址；指出可查閱帳目或管理服務方案等重要樓宇管理文件的地點)。

  III. 會議：

  在一般情況下，“大會”的決議須經出席會議的分層建築物所有人的過半數票通過，而該通過的份額至少須占分層建築物總值的百分之十五(但法律另有規定者除外)。可參考第14/2017號法律《分層建築物共同部分的法律制度》第6、21、24、28、29、30、72條，及《民法典》第1321、1337 條的規定。

  IV. 會議錄：

  根據第14/2017號法律《分層建築物共同部分的法律制度》第42條之規定，“大會”的會議錄副本，應在會議舉行後的10日內，在樓宇入口的大堂，或如分層建築物由多幢樓宇組成，在每幢樓宇入口的大堂，又或在分層建築物所有人的共同通道中的某一地點張貼，為期至少15日；如有部份分層建築物所有人只懂另一種正式語文，應儘可能附同相應的譯本。

• 私人樓宇之業權人可否由他人代表出席“大會”?

  根據第14/2017號法律《分層建築物共同部分的法律制度》第4條之規定，參與“大會”之會議及投票屬分層建築物所有人之權利。倘分層建築物所有人無法親身出席“大會”，可根據同一法律第26條規定授權他人代表出席及投票。

  1. 分層建築物所有人可授權予同一樓宇之另一分層建築物所有人出席大會，只要具備被代理人簽名的致“大會”會議主席的函件，並出示被代理人的身份證明文件副本，足以作為代理憑證；或
  2. 分層建築物所有人可授權予其他代理人出席“大會”，只要具備經公證認定被代理人簽名的致“大會”會議主席的函件，足以作為代理憑證 (有關手續可前往第一、第二及海島公證署或私人公證員辦理）。

        上述1或2項的代理文件，需在會議開始前送交召集人。

• 私人樓宇之共同部分或共同設施之維修費用如何攤分?

  根據第14/2017號法律《分層建築物共同部分的法律制度》第8條之規定，除分層所有權的設定另有規定外，對分層建築物負擔適用下列規則：

  1. 撥作分層建築物某一或某些所有專用的共同部分的負擔，由該名或該等所有人承擔；
  2. 分層建築物的其他負擔，由全體分層建築物所有人按其獨立單位在分層建築物總值中所占的百分比或千分比攤分。

經濟房屋

• 那一條法例規範《經濟房屋》之樓宇管理事宜?

  第41/95/M號法令規範《經濟房屋》之樓宇管理事宜。

• 經濟房屋如何成立管理委員會?

  房屋局促進並安排分層所有人第一次大會之舉行。透過召開分層所有人第一次大會，由出席之業權人決議選出管理委員會委員。

• 經濟房屋之管理委員會人數需要多少?

  按樓宇的獨立單位數目而定，一百以下由三人組成；一百至四百之間由七人組成；四百以上由九人組成。

• 誰負責主持經濟房屋分層所有人第一次大會?

  在召開分層所有人第一次大會時，需要由3名成員組成大會主席團，3名成員分別為：1名房屋局代表、1名管理實體（或發展商）代表及1名業權人代表，以便主持大會。

• 如何召開經濟房屋之分層所有人大會?

  1.確定召集人：

  – 第一次大會：實際進行管理之人；或策劃建造該建築物之人(一般指發展商)；或負責管理分層建築物之實體(一般指管理公司)。

  – 平常大會：管理委員會。

  – 特別大會：管理委員會；若大廈沒有管理委員會，則由所占份額至少為分層建築物總值之十分之一之業權人召集。

  2.制定召集書：

  – 召集書記載舉行分層所有人大會的日期、時間、地點及議程；

  – 舉行大會前至少20日(不包括張貼召集書及召開大會當日)張貼於樓宇之門廳或公共通道顯眼處，並送遞給各業權人。

  3.大會運作：

  – 大會僅得於預定時間及有三分之一業權人出席之情況下運作。如大會議決，則得在比預定時間推遲30分鐘，且不管出席人數為多少亦得運作。

  – 如不論出席人數多少大會仍不運作，視作在一星期後之同一時間及地點重新召集會議，但在此情況下，不論人數多少大會亦得作出決議。

  – 每一獨立單位為一票。

  – 決議由出席之業權人或其代表透過簡單多數票作出。

  4.發出會議紀錄：

  – 大會決議作出後15日內，應將會議紀錄張貼於樓宇大堂或當眼處，且以信件方式投遞給所有缺席之業權人及房屋局。

• 經濟房屋之分層所有人大會中如何計算投票票數?

  以每一獨立單位為一票計算，決議由出席之業權人或其代表透過簡單多數票作出。

• 經濟房屋何時召開分層所有人平常大會?

  分層所有人平常大會由管理委員會召集，並於每年第一季度結束前舉行會議，討論並通過上一曆年之帳目及通過本年度之開支預算。

• 經濟房屋之管理委員會有甚麼和有哪些主要的職責?

  經濟房屋管理委員會主要的職責，包括但不限於:

  1. 行使樓宇共有部分的管理職能；
  2. 監察管理實體的服務質素；
  3. 收集並跟進業主有關改善樓宇管理的意見及投訴；
  4. 召開分層所有人平常大會和特別大會；
  5. 執行分層所有人大會決議；
  6. 審核樓宇的管理帳目和預算；
  7. 商議管理收費；
  8. 確保樓宇共有部分及公共設施的維修保養；
  9. 按分層所有人大會決議監管準備金(維修基金)的滾存和使用；
  10. 執行分層所有人大會決議以招標方式聘用和撤換管理實體；
  11. 執行分層所有人大會決議代表業主向房屋局申請《樓宇維修基金》綜合計劃(倘適用)。

• 經濟房屋之業權人可否由他人代表出席分層所有人大會?

  業權人未能出席大會，可授權他人代表出席。授權書只須以信件方式致大會主席團，但該授權書應具被代表人經認定之簽名(即筆跡鑑證，俗稱認筆跡；有關手續可前往第一、第二及海島公證署或私人公證員辦理）。

• 經濟房屋之『準備金』有何用途?

  『準備金』受第41/95/M號法令第23條規範，以支付不可預見之高額開支，尤其是維修樓宇共有部分及公共設備之開支。